Especialista mostra como otimizar o trabalho sem gastar tempo com reuniões inúteis

Artigo de Tatiany Melecchi e Ben Laker

Nestes anos incertos e complexos da pandemia, muitos profissionais têm se sentido sobrecarregados com a quantidade de reuniões, e não é de se admirar: pesquisas recentes apontam que, em média, eles passam quase de 85% do seu tempo envolvidos em encontros intermináveis, em comparação com 23 horas por semana antes da pandemia e menos de 10 horas na década de 1960.

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Outra pesquisa realizada pela Robert Half, consultoria de recrutamento especializada, com 2.800 profissionais aponta que os colaboradores remotos estão trabalhando mais, passando muito mais tempo em reuniões e tendo que acompanhar mais canais de comunicação.

Esses dados mostram que quase 70% dos profissionais que fizeram a transição para o trabalho remoto por conta da pandemia dizem que agora trabalham nos finais de semana e 45% dizem que trabalham regularmente mais horas durante a semana do que antes.

Mesmo antes da pandemia, uma pesquisa realizada com líderes sêniores em vários setores apontou que 65% dos entrevistados disseram que as reuniões os impediam de concluir seu próprio trabalho, 71% disseram que as reuniões são improdutivas e ineficientes e 64% afirmam que as reuniões vêm à custa de um pensamento profundo.

Como resultado, muitas organizações, incluindo o Facebook, estão adotando dias sem reuniões, durante os quais as pessoas operam em seu próprio ritmo e colaboram com outras em um horário conveniente para ambos.

Diante destes novos cenários organizacionais, um time de pesquisadores resolveu avaliar o impacto da redução de dias sem reunião nos índices de produtividade, engajamento e satisfação dos colaboradores.

 Essa pesquisa foi realizada com mais de mil funcionários, em mais de 50 países e com 75 organizações, que introduziram de um a cinco dias sem reuniões por semana (proibindo até mesmo reuniões individuais) nos últimos doze meses.

  • Quase metade (47%) das empresas reduziram as reuniões em 40% ao introduzir dois dias sem reuniões por semana;
  • As demais empresas tentaram algo ainda mais ambicioso: 35% instituíram três dias sem reuniões;
  • 11% implementaram quatro;
  • Os 7% restantes erradicaram completamente as reuniões.

Resultado de um dia sem reunião

Quando um dia sem reuniões por semana foi introduzido, a autonomia, a comunicação, o engajamento e a satisfação melhoraram, resultando na diminuição do microgerenciamento e do estresse, o que fez com que a produtividade aumentasse.

Resultado de dois dias sem reunião

Quando as reuniões foram reduzidas em 40% (o equivalente a dois dias por semana), descobriu-se que a produtividade foi 71% maior porque os funcionários se sentiram mais capacitados e autônomos. Em vez de ficarem presos a uma agenda, eles eram donos de suas listas de tarefas e se responsabilizavam, o que consequentemente aumentou a satisfação em 52%.

Resultado de três dias sem reunião

A remoção de 60% das reuniões, ou seja, o equivalente a três dias por semana aumentou a cooperação em 55%. Os colaboradores substituíram as reuniões por formas melhores de se conectarem individualmente, em um ritmo adequado para eles, geralmente usando ferramentas de gerenciamento de projetos para auxiliar na comunicação. Com isso, o risco de estresse diminuiu em 57%, o que melhorou o bem-estar psicológico, físico e mental dos funcionários.

Resultado de quatro dias sem reunião

Para as empresas que instituíram quatro dias sem reuniões por semana, descobriu-se que o potencial de microgerenciamento diminuiu em 74%: os colaboradores se sentiram valorizados, confiáveis e 44% mais engajados e, consequentemente, trabalharam mais pela empresa.

Resultado com zero reunião

Com zero reuniões ocorrendo quatro dias por semana, a comunicação foi 65% mais clara e substancialmente mais eficaz. Houve muito menos mal-entendidos entre colegas; as pessoas verificavam rapidamente uma conversa anterior do Slack ou um esboço de projeto para revisar uma tarefa ou solicitação. Frases como “Achei que você tinha me dito…” ou “Fiquei com a impressão de…” raramente eram usadas.

Embora os dados destaquem a importância de adotar uma política de não reuniões por causa dos benefícios, também existem algumas consequências não intencionais causadas pela lei dos retornos decrescentes. Portanto, os gerentes precisam entender o que funciona para seus contextos exclusivos com a finalidade de maximizar todos os benefícios de uma estratégia sem reuniões. As vantagens dos períodos sem reuniões começam a se estabilizar depois que esses encontros são reduzidos em 60% e, na verdade, diminuem além disso. Por exemplo, satisfação, produtividade, engajamento e cooperação diminuem quando as reuniões são totalmente eliminadas.

Embora possa parecer contraintuitivo, a pesquisa concluiu que ter muitas reuniões prejudica a colaboração eficaz, atrapalha os funcionários durante suas horas mais produtivas e interrompe a linha de pensamento das pessoas.

Consequentemente, a conclusão foi que o número ideal de dias livres de reuniões são três, deixando dois dias por semana disponíveis para reuniões por dois motivos: manter conexões sociais e gerenciar agendas semanais.

As reuniões oferecem uma oportunidade de socializar. Um período sem reuniões é uma remoção implícita de oportunidades de conexão — mesmo que as reuniões não sejam a maneira orgânica pela qual os humanos interagem uns com os outros. Em ambientes de trabalho remoto, o risco de isolamento é excepcionalmente alto e, portanto, os gerentes devem criar deliberadamente oportunidades de socialização. Reuniões informais e sem agenda podem efetivamente atender à necessidade humana de contato social.

Não importa o cronograma proposto, a transição para um número limitado de dias de reuniões exigirá alguma criatividade de agendamento. Isso ocorre porque esses tipos de hacks de produtividade no trabalho, se não forem levados a sério, podem simplesmente levar as pessoas a empurrar as reuniões para um dia diferente. Se não for tratado, esse efeito de transbordamento pode resultar em sobrecarga de agendamento e se tornar um estressor regular para você e seus funcionários. Não se reunir em alguns dias e empacotar todas as reuniões em outro dia não resolve nada.

Implementando uma prática sem reuniões

Se você deseja implantar uma política de não reuniões ou ajustar a já existente, é preciso se conectar com a sua equipe. Separei alguns passos:

  1. Conecte-se com a sua equipe

Solicite feedback antes de iniciar as alterações nas práticas atuais de reunião. Você pode fazer isso circulando a premissa por trás e raciocinando por períodos sem reuniões. Aqueles que trabalham de forma multifuncional em projetos podem causar algum retrocesso, portanto, ofereça uma razão clara e convincente para introduzir essa nova política nas agendas semanais de todos. Talvez vários membros da equipe estejam trabalhando em projetos complexos que exigem mais tempo para pensar nos desafios — ou talvez as agendas de todos estejam muito cheias de reuniões para cumprir prazos de trabalho rigorosos.

  1. Incentive a informalidade

Os humanos são contadores de histórias, então permita que os membros de sua equipe sejam quem eles são. Nossa pesquisa considerou benéfico que memes, assuntos atuais, esportes, notícias de celebridades, planos de férias e emojis sejam compartilhados e discutidos em plataformas de comunicação interna. Os funcionários veem essas interações informais como extensões de si mesmos e acreditam que o ambiente de trabalho deve permitir que expressem a totalidade de quem são. Quando as conversas informais fluem em sua empresa, as barreiras da formalidade são removidas; a maioria das perguntas (87%) é respondida no bebedouro virtual — como um quadro de mensagens — ou em uma plataforma de mensagens diretas, como Slack ou Teams, e as reuniões se tornam coisa do passado. Fornecer um fórum para desabafar social, contar histórias ou relaxar juntos é sempre apreciado, descobrimos.

  1. Pratique melhor a higiene das reuniões

O principal desafio das empresas ao fazer essa transição é encontrar uma maneira nova e organizada de colaborar. Pode ser fácil voltar a padrões antigos, portanto, forneça regras básicas para ajudar os funcionários a se adaptarem à nova abordagem.

  1. Tenha objetivos claros

 Certifique-se de que cada reunião tenha uma agenda clara e o resultado esperado. As reuniões que não possuem esses dois elementos provavelmente não foram bem pensadas e, provavelmente, o problema poderia ter sido resolvido apenas em um e-mail. Incentive sua equipe a cancelar reuniões que não sejam o melhor uso de seu tempo; ser criterioso sobre quais reuniões agregam valor e quais não agregam pode ajudar a liberar ainda mais seus calendários.

Em última análise, as políticas de ausência de reuniões permitem uma colaboração eficiente, ao mesmo tempo em que evitam que o trabalho focado e direto seja interrompido. Observamos que os funcionários apreciam essas políticas, que permitem que eles se destaquem sem quebrar seu ímpeto. Após um período de ajuste, a maioria das equipes vê o valor de tornar as reuniões uma ocorrência pouco frequente, principalmente se ocorrerem apenas dois dias por semana. Com as reuniões gerando tão pouco retorno sobre o investimento de tempo, o custo de oportunidade é muito alto para não agir agora.

Por um lado, o tempo é soma zero. Cada minuto gasto em uma reunião inútil consome tempo para trabalho solo que é igualmente essencial para criatividade e eficiência. Entretanto, agendas repletas de reuniões interrompem o “trabalho profundo” — um termo que o professor de ciência da computação de Georgetown, Cal Newport, usa para descrever a capacidade de se concentrar sem distração em uma tarefa cognitivamente exigente. Em um estudo recente, gerentes em geral nos Estados Unidos e na China nos disseram que isso acontece “com muita frequência!”. Como consequência, as pessoas tendem a chegar cedo ao trabalho, ficar até tarde ou usar os fins de semana para descansar… de forma concentrada.

Nesses anos de pandemia, quantas vezes você acordou mais cedo para trabalhar e fazer suas entregas antes do horário do trabalho ou ficou trabalhando depois do jantar e finais de semana porque passou praticamente a semana inteira em reuniões virtuais?

Certamente, as reuniões são essenciais para permitir a colaboração, a criatividade e a inovação. Elas geralmente promovem relacionamentos e garantem a troca de informações adequada, além de fornecer benefícios reais. Mas por que alguém argumentaria em defesa de reuniões excessivas, especialmente quando ninguém gosta muito delas?

Porque os executivos querem ser bons soldados. Quando eles sacrificam seu próprio tempo e bem-estar para reuniões, eles assumem que estão fazendo o que é melhor para os negócios — e não veem os custos para a organização. Eles ignoram o custo coletivo da produtividade, foco e engajamento.

Cada minuto gasto em uma reunião inútil consome trabalho solo que é essencial para criatividade e eficiência. Agendas cortadas interrompem o pensamento profundo, de modo que as pessoas chegam ao trabalho mais cedo, ficam até tarde ou usam os fins de semana como momentos de silêncio para se concentrar. E comportamentos disfuncionais em reuniões estão associados a níveis mais baixos de participação de mercado, inovação e estabilidade no emprego.

SOBRE OS AUTORES

Ben Laker (@drbenlaker) é professor de liderança na Henley Business School da University of Reading. Vijay Pereira é professor de gestão estratégica e internacional de capital humano na NEOMA Business School. Pawan Budhwar é o Professor do 50º Aniversário de Gestão Internacional de Recursos Humanos na Aston Business School da Aston University. Ashish Malik (@maliknewcas) é professor associado de gestão estratégica de recursos humanos na Newcastle Business School da Universidade de Newcastle.

Sobre Tatiany Melecchi

Tatiany Melecchi é mestre em Marketing pela Massey University, Nova Zelândia,  a primeira brasileira certificada como Professional in Talent Development pela ATD                 (Association for Talent and Development) nos EUA, Coach ACC pela ICF pela International Coach Federation e Facilitadora Internacional Certificada pela LTEN (Life Sciences Trainers & Educators Network) nos EUA e facilitadora Internacional certificada em Neurociência da Gestão da Mudança pela 7th Mind, Inc nos EUA.

Top performer em Vendas na indústria farmacêutica no Brasil e Nova Zelândia, Tatiany Melecchi reúne mais de 20 anos de experiência nas áreas de vendas, marketing e treinamento e desenvolvimento de times comerciais em empresas globais com resultados expressivos no Brasil, Nova Zelândia & Estados Unidos.

Atualmente é autora da ATD Sales Enablement Community of Practice e CEO Fundadora da Consultoria Transforma People & Performance, onde dedica a sua carreira à pesquisa e desenvolvimento de metodologias e soluções inovadoras de aprendizagem. que visam facilitar a transferência do aprendizado para prática nas organizações e consequentemente maximizar a performance e resultados.

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